Wednesday, October 19, 2011

단계별 할일관리법- 개인, Email, 자료분류, 팀 협업, Dashboard

개인 할일관리 및 팀협업 관리 하는 법

[개인 할일 목록관리]
1. 기본적으로 간단한 일은 목록화를 안하고 바로 처리하는게 좋습니다. 하지만 바로바로 오는 일을 처리하면 중심을 잃기 쉽지요 .Post-it 에 잠시 메모했다가 처리하는게 제일 좋습니다. (메모한 포스트잇은 모니터나 노트에 붙이면 되지요)

** 기본 노트에 메모했다가 완료된 항목을 삭제하는게 제일 쉽습니다.

[Email, Google Task 그리고 Label 관리]
2. Email로 오는 할일은 Google Task로 분류합니다. Mail 위에 More를 누르면 바로 Task로 분류할 수 있습니다. 장점은 해당 Task에 어떤 Email과 관련되는지 연결링크가 생성이 되지요. 또한, Google calendar에 정리도 됩니다.

** 완료된 항목은 바로바로 보관처리해서 Inbox(받은 편지함)에 현안만 보이게 관리해도 됩니다.

일정이 정해져 있지 않은 일은 Label을 Someday로 분류해 놓았다가 (Task에 있는 현안 업무가 처리될 때 또는) 주간단위로 Review를 통해 관리 합니다. Task에 분류되는 항목은 Next 또는 Action으로 생각하면 됩니다. (Task에 있으니 따로 label 분류는 안해도 됩니다)

[사안별 filing은 Evernote Notebook 활용]
3. 자료를 모아서 처리하거나 글감을 모아서 처리할때 Evernote로 email을 발송해서 해당 사안별 Notebook을 만들어서 관리할수 있습니다. 목표는 Google TASK 목록을 비우듯이 evernote를 비우는 것입니다. (명함이나 기록을 위한 보관 폴더는 따로 지정하면 됩니다)

[팀 목표 및 협업]
4. 프로젝트 및 연간업무, 팀협업을 관리하기에는 Orchestra를 추천합니다. Nudge기능을 통해서 이메일 알람을 활용할수 있고 사안별 이력이 관리됩니다. Gravity와 같은 Agile 프로그램이나 Basecamp와 같은 협업프로그램을 사용해도 됩니다. (영어메뉴만 있어서 좀 불편할 수도 있지만요.)

5. 팀별, 현안별 세부 사항관리는 Dashboard를 만들어서 관리합니다. Dashboard는 Google Docs 나 Sites 를 활용할 수 있습니다. 이슈 관리프로그램을 사용하면 4,5번을 한번에 해결할 수도 있겠지만 별도의 비용없이 구현할 수 있다는 장점이 있습니다.

** 작년에는 Pocket Info 및 Toodledo 를 GTD 방식으로 시도했는데 체득이 어렵더군요. 상기 1~5번은 전부 해야 된다기 보다는 본인의 상황에 따라 적용하는 level 로 생각하고 접근하는게 좋겠습니다.