Wednesday, January 18, 2012

효과적인 협업을 위한 Google Docs 실전 Tips(팀 편)



  1. 시작은 Google Document
    Excel에 익숙해서 Excel로 회의록, 갑지를 작성하는 경우가 있습니다. 하지만 Google Spreadsheet는 링크 및 Comment가 불편합니다. 시작은 Google Document로 합니다.
  2. 기록과 관리의 구분
    회의록에 할일을 같이 표시하면 좋지만 쉽지 않습니다. 회의록은 회의록 해야할 일은 구분되어야 합니다. 회의록과 별개로 관리CARD로 팀이 할일을 공유합니다. 
  3. 문서의 기본 구성
    1 Page를 기본으로 합니다. 큰 틀은 Input + 진행상태 그리고 결론 3단계로 구성됩니다.
    • 초안 작성단계에서는 Input + 진행상태만 유지하고 종결시 결론을 입력합니다. 
    • Input
      • 이 문서의 개요, 목적등
      • 이메일 발송시 본문내용(행동을 요구하는 부분)
      • 알아야 할 기본 내용 링크
    • 본문
      • Input 다음에 구분선을 놓고 제목+날짜+작성자 및 기본 뼈대를 작성합니다.
      • 해당 내용을 문서수정가능자는 수정하며 열람자는 Comment 합니다.
    • 결론(Output)
      • 문서가 종결되면 구분선을 놓고 결론 및 이 문서가 위치한 링크를 연결합니다.
  4. 약어 기호의 사용
    새로운 방식은 메모장만으로 회의록 작성이 가능합니다. 형식에 얽매이면 속도가 느려집니다. 약어를 활용하면 간편하게 회의록 및 관리CARD 작성이 가능합니다. 
    • 예시
      • Agenda #
      • 회의참석자옆에 약어 명기: 이형록(록) →본문에는(록) 
      • [@담당자]  ex) [@록]
      • & 전화
      • w/ 함께
      • ☆, ★ 등 강조 표시로 활용
  5. Link 및 Comment 를 통한 사안별 논의
    • 작성자는 수정권한, 중간의사결정 및 피드백 요청인원에 대해서는 comment만 필요한 경우가 있습니다. 링크공유+Comment 가능으로 공유하면 문서 수정없이 사안별 Comment가 가능합니다.
    • Comment는 해당 comment에 답글을 달수도 있고 참고자료를 링크할 수도 있습니다. 종결시 resolve합니다. 문서에는 안보여도 해당 issue별 resolve된 comment는 우측 상단부 comment에 전부 남아있습니다.
  6. Share 및 주소록 관리
    • 공유권한을 받은 사람도 다른 사람을 공유할 수 있습니다.
    • 평소에 gmail 주소록을 관리하면 이름입력시 주소록에 있는 목록이 검색되어 편리합니다. 
  7. 문서수정 History 관리
    • File > See Revisioon History에 보면 시간대별 수정한 사람이 나옵니다.
    • 해당 이름,시간을 클릭하면 수정된 사항이 색깔로 보이고 그 내용으로 되돌릴수 있습니다. 
    • 중요한 문서는 해당문서를 Copy해서(이름 옆에 날짜기록) 보관합니다. 공유문서는 링크가 되어있기 때문에 최신문서로 그대로 놓습니다.