Wednesday, January 18, 2012

Matrix 조직에서 관계사별 할일 공유 및 관리하기- Wunderlist

관계사, 협력사가 여러개고 담당자도 여러명이라 조직이 Matrix로 연결되어 있을 경우 한명의 협력사 대표가 각각 담당자를 만나야 하고 한명의 담당자는 여러명을 만나야 해서 시간중복이 많이 발생합니다.

또한, 각 담당이 만날때 Task(작업지시등)가 취합되어 있는게 아니기 때문에 두번, 세번 만나서 전달해야 하는 경우도 발생합니다. 시간이 부족하면 확인에 필요한 시간이 부족해서 품질이나 완성도가 떨어지는 사례도 발생합니다.

이때 협력사별로 폴더를 구성하고 각 담당이 해당 폴더상 Task(작업,미결사항), 일정을 같이 관리하면 효과적입니다. 또한, 오늘, 내일, 일주일 기간별로 출력할수 있으므로 출력해서 전달, 스캔이 용이한 장점이 있습니다.

세부단계

  • 준비
    1. 구글 크롬에서 Wunderlist App을 설치합니다. 설치링크
    2. 계정을 생성합니다. (Gmail 계정과 동일하게 합니다)
  • 입력
    1. Main 정보관리자가 협력업체별로 폴더를 생성(inbox 하단에 생성됨)하고 해당 폴더의 담당자끼리 작성권한을 공유합니다.
    2. 공유하는 담당자는 작업내용 및 일정을 작성합니다. 작성시 제목만으로 내용파악이 용이하도록 작성합니다. 예시)  "(작성자) 내용, 참고링크"
  • 유의사항
    1. 목록을 잘 관리하는게 잘하는게 아니라 목록이 안생기게 사전관리하는 게 잘하는 것입니다. 목록 최소화 되로록 바로 바로 처리하세요.
    2. 폴더공유후 명칭을 바꾸면 서로 다른 이름의 폴더를 공유하게 됩니다. 회사명칭을 코드로 생각하고 4글자로 통일합니다.
    3. 최초지시후  일정이 바뀌는 경우 제목에 최초 예정일자가 기록되게 합니다.